اكسل أو دفتر مواعيد مقابل نظام حجز حقيقي: قديش بيكلفك

جدول اكسل أو دفتر ورق هو طريقة منيحة للبداية. ببلاش، الكل بيفهمه، وبيمشي لما شخص واحد بياخد كل الحجوزات. كتير عيادات وصالونات وجيمات منيحة بلبنان شغالة هيك.

المشكلة بتطلع بعدين، وبتطلع بهدوء. هون وين الجدول أو الدفتر بيبلش يكلفك، وشو بتصلّح قبل ما تدفع شي.

وين بيتعطل

تنين، موعد واحد. السكرتيرة بتاخد اتصال وبتكتب الساعة 4 بالدفتر. صاحب الشغل بيأكد نفس الساعة 4 مع زبون دايم عالواتساب. ما حدا غلط. بس كل واحد ما شاف قيد التاني. هلق عندك شخصين عالباب وحديث محرج.

الملف بمكان واحد. الجدول على لابتوب الاستقبال، أو الدفتر على الطاولة. لما بتقطع الكهربا، أو بيطفي اللابتوب، أو إنت برّا وزبون بيكتبلك، ما بتقدر تتأكد. فبتقول "بأكدلك بعدين"، وبعدين هو الوقت اللي بيحجز فيه عند غيرك.

بالليل ما بيصير شي. الزبون اللي بيكتب الساعة 11 بدو يحجز قصة شعر أو استشارة ما بيشوف المواعيد الفاضية. لازم حدا يقرا الرسالة تاني يوم، يشوف الجدول، يرد، يستنى جوابو، ويكتب الحجز. هيدي كم خطوة، وكل وحدة فرصة إنو الشخص يزهق.

والأصعب إنو ما حدا بيعرف قديش حجز ضاع هيك. اللي بيزهق ما بيبلغك، بيحجز عند غيرك وبس.

ما حدا بيذكّر. الدفتر ما بيبعت شي. إذا تذكير اليوم اللي قبل متكل على إنو حدا يتذكر يكتب لعدد من الناس، رح ينفلت بالأيام المزدحمة، وهي بالضبط الأيام اللي ما بتتحمل فيها كرسي فاضي.

غلطات وصفوف قديمة. Raymond Panko من جامعة هاواي بيراجع من سنين تدقيقات ميدانية لجداول اكسل، ومعظم الجداول اللي انفحصت كان فيها أخطاء. جدول المواعيد مش استثناء. تاريخ غلط، صف انلصق فوق صف، زبون لغى وما انمحى. غلطات صغيرة بتنكشف بأسوأ لحظة.

شو بتقول الدراسات عن التذكير

مراجعة منهجية من Cochrane (Gurol-Urganci وزملاؤه، سنة 2013) درست رسائل التذكير النصية عالموبايل لمواعيد الرعاية الصحية. التذكير زاد الحضور مقارنة بعدم وجود تذكير. المراجعة عن المواعيد الصحية، بس المنطق واضح لصالون أو جيم: الناس بتنسى، ورسالة قصيرة قبل يوم بترجّع عدد منهم.

شو بتصلّح ببلاش أول شي

فيك تروح بعيد بدون ما تشتري شي.

• انتقل لكالندر واحد مشترك، متل Google Calendar، كل اللي بياخدوا حجوزات بيشوفوه على تلفوناتهم. كالندر واحد، حقيقة وحدة. وقّف الدفتر الورق والجدول التاني.
• ثبّت مدد المواعيد. إذا قصة الشعر بتاخد 45 دقيقة، سكّر 45 دقيقة. الكالندر اللي فيه مدد حقيقية بيبيّن التضارب فوراً.
• استعمل ألوان أو تصنيفات لنوع الموعد، أو لكل شخص أو كرسي.
• اكتب رسالة تأكيد جاهزة واستعمل الردود السريعة بـ WhatsApp Business: التاريخ، الوقت، العنوان، "رد لتأكد أو لتغيّر". ابعتها فور الحجز.
• ابعت تذكير قبل يوم. إذا عندك زباين كتار، هيدي رسايل قصيرة. حطها بروتين الصبح عند شخص محدد.
• احتفظ بملاحظة بسيطة عن عدم الحضور لكل زبون. بتقلك مين بدو اتصال تأكيد ومين لأ.
• خلّي نسخة احتياطية. إذا بقيت على جدول، خليه بالكلاود، مش على لابتوب واحد.

إذا عملت بس هيدي، التضارب رح يصير نادر وبعض اللي ما بيحضروا رح يرجعوا. ومكان صغير فيه شخص واحد بياخد الحجوزات ممكن يكفيه هيك.

وقت بيستاهل نظام حجز حقيقي

الروتين المجاني متكل على إنو الناس يعملوا نفس الشي كل يوم. وبيبلش يتشقق لما أكتر من شخص ياخد حجوزات، ولما الزباين بيكتبوا بالأغلب عالواتساب، ولما يكون عندك أكتر من كرسي أو غرفة أو دكتور، أو لما تصير المسا والأحد مهمين.

نظام الحجز بيمسك الموعد لحظة ما ينأخد، فما بيتعرض مرتين. بيعرض بس الأوقات الفاضية. وبيبعت التذكير لحالو. ما في شي متكل على ذاكرة حدا الساعة 5 يوم الجمعة.

وين بيدخل المساعد

كتير زباين هون ما بدهم يفتحوا تطبيق حجز. بدهم يكتبوا عالواتساب متل ما بيعملوا مع الكل. المساعد عالواتساب تبعك بيقدر ياخد هالمحادثة، بيسأل اللي كانت السكرتيرة رح تسأله (أي خدمة، أي يوم، قبل الظهر أو بعده)، بيعرض الأوقات الفاضية من الكالندر تبعك، وبيحجز. بيأكد وبيذكّر وبيتابع مع اللي بيسكتوا. وإذا الزبون سأل شي مش لازم يجاوب عليه أو طلب شي غير عادي، بيسلّم المحادثة لشخص.

بعض الحدود بصراحة. بيشتغل من الكالندر الحقيقي ومن المعلومات اللي وافقت عليها، فإذا كالندرك مبهدل، رتّبو أول. عمره ما بيخترع وقت أو سعر أو رقم حجز، وإذا الموعد مش فاضي ما بيعرضه. وما بيحل مكانك ولا مكان الاستقبال. بياخد الأخد والرد المتكرر ليتفرغ فريقك للشخص اللي واقف قدامه.

إذا عندك نظام أو جدول، قلنا شو هو. منبني حواليه قدر ما نقدر، ومنقلك بوضوح وين ما منقدر.

للمزيد: كيف بدر بيستقبل حجوزات الصالون وشو بيعمل بدر عالواتساب.

بدك تشوفه على شغلك؟

احجز مكالمة قصيرة وخبّرنا عن شغلك. وبعد المكالمة منقلك شو منقترح بعدها.